随着社会的发展，内部交流与协作显得尤为重要，沟通作为人与人之间的润滑剂，人类社会的基本需求，起到相当大的作用，以下的场景是单位内部日常办公中会遇到的情况：

A、单位领导决定要召开会议或者举行活动，因为地理位置等原因，无法及时组织。首先各科室负责人得知情况，提前数日进行准备，各自确认，情况汇总，这个过程中受到通讯方式、联系资料是否完善、地理位置、内部通讯资料详细情况的制约。

B、由于工作分工，接触面不同，受到各类条件制约，各科室人与人之间、与分支机构间缺少有效的日常沟通方式。往往是有事才找人，从长远来说不利于内部协作。

C、传统的办公过程中，常常需要给各机关处室进行送文，或者为了一些琐碎事项的交代，专程跑一趟科室、打电话虽然也可以但容易忘记。如果是电子文档或者几张图片等数据，还需要通过U盘专程送到对方办公室，进行信息资源的交换。一来二去的，浪费时间、耽误工作，同时U盘作为载体，也增加的病毒感染的几率。

D、有些事情不一定适合通过面对面或者电话交流。而信件又过于正式和存在延时，希望有一种即时的文字交流方式去起到沟通作用。

E、传统的协作交流方式会带来高额的通信(包含话费、邮递、电报、传真等费用)、纸张打印等内部办公消耗。

F、内部通讯录通常一年一印，人手一册，带来印刷成本，且由于人员调整或者个人资料变更，而导致资源浪费，且信息传递不够及时。查询也并不简便。

在建设公安内网电脑保姆系统中的终端通讯模块，针对单位内部通信提供了成熟的解决方案，主要内容包括：

1、可视化、实体化、实名制的组织架构，让上岗职员迅速了解整体单位架构，各主要人员。通过快捷的人员查询，可以迅速定位人员、角色，找到最新的通讯方式，提供及时准确的电子通讯录。基层工作人员可以及时更新自己的联系方式等资料，避免了以往因为机关通讯录往往一年一制或半年一制而造成的更新不及时以及通讯录印制的办公成本消耗。

2、通过通讯录分组的应用，可以按用户的常用联系人设定为多个分组，方便在关键时刻进行批量通知。支持直接跨部门选择人员、选择通讯录人员，统一群发手机短信、软件客户端通知公告发布等方式，快捷高效，在用户收到短信后还可自动回复发件人员以确认信息是否准确接受。

3、信息的传递办公人员只要通过办公电脑便可以完成。支持各种各样的信息发送方式包括利用话筒、摄像头的音视频沟通方式实现远距离面对面交谈，图片发送、表情发送、远程协助等功能，帮助用户准确的表达自己的意思，达到预期效果。特有的签收消息功能，要求对方必须输入自己的阅读密码才可以查看签收消息，同时在阅读完消息后会给发信人进行阅读反馈，一来加强了对消息的保密，二来保证消息能够及时被对方获取，万一短期内收不到对方的阅读反馈，还可以通过短信、电话等方式及时告知对方。多样化的沟通交流方式包括文件传输、文本、语音、视频（多人视频）、多人会议（群组）、手机短信，密切了单位内部人员的日常联系，充分利用了已投入的内网网络资源，降低办公成本。

4、通过文件传输功能，支持在对方不在线、不在电脑边等状况下的文件传输，支持对各种文件类型、文件夹的传送。同时离线文件在接收方接受后会给于发送方接收反馈，有利于发送方了解到对方接受情况。

5、 通过工作组交流、群共享等功能，可以实现跨地域间的人员群组交流，实现文档的多人相互间分享。同时通过多人群组交流方式有利于会议记录的保存，即使某人没有来得及参与讨论也可通过群组消息记录及时了解讨论情况。

6、通知公告、系统广播、群组共享等功能应用，为单位内部个人提供了多样化的资源、信息渠道。

7、通过个人通讯录、个人网络硬盘、个人备忘录等的应用集成，改变工作人员日常的办公习惯，对软件逐步产生信赖感。为用户解决各类办公中遇到的问题。最终为以后的信息化工作推进做准备。

8、后台功能齐全，与客户端整合密切，应用贴近用户需求；包含日常通用的组织结构管理、通知公告管理、值班表查询，此外系统具备强大的统计表功能和管理员日志功能。可以了解用户对产品依赖度和使用习惯，侧面了解工作人员日常工作状况。