随着电子政务的逐步深入推广和应用，各政府工作部门内部已经实现了计算机无纸化办公，政府部门内部日常文件的起草、审批、流转多已通过计算机网络实现了电子信息化处理，政府工作节奏也随之日益加快。与此同时，如何实现政府部门之间的无纸化办公和政务交流，也越来越为政府信息化建设部门所关注和思考。协同办公系统正是针对这种需求在公文传输方面实现政府内部之间公文的无纸化传递过程，它比以往的形式更加简捷、方便，不在线的状态下也可脱机浏览、打印已经接收过的公文。

1、系统特点

由于计算机网络环境的广泛性和复杂性，普通电子文件在网络传输过程中很容易被截取和被篡改。而作为无纸化传输的电子公文文件具有保密性、严肃性和法律性等诸多因素，其传输过程就不能采用普通电子文件的传输模式，而是采用了加密技术的传输方式。

公文制作环节：电子公文有可靠的电子签名，以确保当前公文发文单位的合法身份的可识别性。

公文分发环节：所有电子公文在分发前，根据接收单位对公文做加密处理，保证即使公文在传输过程中被非法截取，没有接收单位的合法身份证明，也是无法阅读和打开公文的。而且，在公文的加密分发过程，绝对禁止以明码形式通过计算机网络传输公文的解密密码。 

公文接收环节：收文单位以自己的合法身份对收文解密，只有本单位的合法身份才能解密发给本单位的公文，其他单位即使获取公文依然无法解密。 

收文签名验证：收文单位从已解密的收文中，获取电子签名，按发文单位的身份证明，验证电子签名的合法性。 

◆ 传输高效性

电子公文交换系统具备一定的内置数据压缩技术。

◆ 操作简便性

使大多数操作人员可以在没有培训或者经过简单的培训的情况下直接操作。可使用较通用的第三方编辑软件如WORD等作为电子公文的排版编辑工具，而其编辑结果可无缝制作正式的电子公文，操作简单。

◆ 接收环境独立性

公文接收浏览器采用IE浏览器，能适用WIN98/WIN2K/WIN XP等各类操作系统，且无须安装与发文单位一致的软件环境，如字库、字处理软件等等。

2、公文交换架构图

3、系统功能图

4、办公提醒

结合内网产品中的终端通讯模块即时通讯平台，充分发挥计算机、手机在日常办公中的各种功能，成为单位办公电脑中必不可少的工具; 可以与电子政务系统紧密集成，为用户提供统一登录、及时提醒、即时交流等功能；

同时与用户手机紧密集成，充分利用手机的普及性、方便性，公分利用用户对手机依赖性、不可替代性，充分利用手机的各种功能，开发出与日常办公紧密结合的应用，使手机成为日常办公的重要延伸; 软件固有的接口及功能，能够充分满足日常办公需要，降低沟通成本。

作为公文交换的补充与扩展。软件能够协助完成以下功能：

公文在线/离线发送

在某些时刻，部分不必经过盖章的阅件公文，可直接采取该方式传递给公文接收方，不论对方是否在线都可保证对方在上线时第一时间收到公文，并且在公文传递及待机过程中，是经过严格加密的，绝不会被第三方截取或者泄露。

公文到达提示

在使用公文交换系统过程中，及时的查收公文十分重要，软件自带的接口可以实现通过短信方式提醒以及当软件开启时，PC机直接弹出对话框提示，并直接连接到具体公文。

即时通讯

文本交流：支持离线留言，可保存会话记录。可以定置文本字体，颜色，大小。同时支持一些特殊的字体显示效果。

多人对话：可以与选定的用户组成临时群组开展多人会议，或者进行离线信息发送。达到信息群发的效果。

语音视频：支持点对点的语音与视频通讯，实现免费通话功能。

网络硬盘

网络硬盘即在专业存储设备中为每个用户分配一定量的空间，可以通过服务端管理软件进行设置及管理。同时用户可以在软件中进行该功能的应用。例如上传、下载、目录管理等。

网络硬盘就如同移动硬盘一般，文件只要进行拖拉就可以实现上传和下载。实现办公资料的备份与传递。就如同多了一个电子U盘。同时，网络硬盘为用户提供了一个安全的电子资料保存方式，将资料保存在专业的磁盘阵列中，采取了先进的数据备份技术，可以确保数据不丢失。为保证用户资料的隐秘，在文件传输过程、存储都进行加密。

短信功能

软件与用户手机进行绑定，使软件通过手机，实现与用户即时的、无地理限制的交流。通过与特定目标用户手机的短信收发、群发、回复等方式，目前可实现的功能有：

• 文件到达通知

• 邮件到达通知

• 单位事项通知公告

• 事件提醒

• 定时提醒

• 移动手机用户的回复操作（此功能即可实现手机与软件之间的相互通讯）

此块功能必须预留API接口（并提供开发包），可根据具体需求进行二次开发，实现各系统手机短信服务支撑。